賢く使ったインターネットFAX事例
インターネットFAXで何ができるの？
「メールでFaxの送受信ができる画期的なサービス」として注目されているサービスがあります。
それがインターネットFAXです。
まだまだ全国的に認知されているとは言えませんが、すでに国内でも何万人というユーザーが存在する便利なツールです。
このサービスでは相手にFAXを送る時に、これまでのようにFAX機能を持つ電話や複合機を使う必要はありません。パソコンや他のモバイル端末から、メールの形でFAXを送れます。
簡単に仕組みを説明すると、送信側がメールで送るデータは、インターネットFAXサービスを提供している会社によって変換され、受け取り側のFax機器で印刷できるようになります。逆に相手が送ってきたFAXは、やはり途中で変換されてメールの形式で受け取れるようになります。
このインターネットFAXを使うメリットですが、まずペーパレス化です。紙も印刷するための塗料も必要ないのでこれがコスト削減につながります。
また紙媒体ではなく電子データで書類を管理できるので、ファイリングがとても楽です。紙で印刷するFAXではなくメールですから、ネットがつながれば外出先でも受信したデータを確認できます。他にも一斉に複数の相手にFAXできるとか、送られてくるFAXを複数のユーザーで共有できるなどいろいろなメリットがある技術、それがインターネットFAXなのです。
インターネットFAXの賢い使い方の例
ある会社では、インターネットFAXを取り入れた結果、クライアントとのコミュニケーションがいっそうスムーズになったと実感しています。
上記のようにインターネットFAXではメール形式でデータを受け取れるため、担当者が海外にいたとしても国内の遠い場所にいたとしても、事務所に戻ることもなくコンビニFaxを利用することもありません。
ですからこの会社では社員が外でもすぐにクライアントと連絡が取れるようになり、その結果手間がかからず低コストも実現できたと述べています。別の会社でもコスト削減に成功したと満足しています。
従来のFaxの場合、電気代やインク代に加え、機器のメンテナンスにかかるコストも無視できませんが、インターネットFAXによるペーパーレス環境のおかげでスムーズな作業になったということです。さらに別の株式会社では、誤送信トラブルが減少したと言っています。
それまでは送信ミスがそれなりにありましたが、インターネットFAXの利用以降、メールと同じ感覚でFAXが送受信できるという事で、誤送信トラブルが一気に減ったようです。またコストダウンと、業務の加速にもつながったということで、導入したことに満足しています。インターネットFAXはこれからますます導入が期待される技術です。
導入費も月額費用も1,000円少しということで、利用を考える価値は十二分にあります。他社の利用方法も参考にしながら、コスト削減の成功例を生かせるようにインターネットFAXを利用してみてください。
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