ビジネス効率化のためのインターネットFAX
インターネットFAXがビジネスユーズに向いているのはなぜ？
どこの会社にもふつう固定電話があって、そこにFAX機能がついているものも多いですが、通常のFAXの場合ですといろいろなコストがかかることが多くの会社にとって不都合な点でした。
例えば電話に付属しているFAXであれ、コピーなどとの複合機であれば、常駐させるための電気代はもちろんのこと、通信費もけっこうかさんだり、紙代がかかったり、さらにインクやトナーなどの消耗品にもコストがつきものでした。
インターネットFAXはそのようなコストを削減するのにとても便利なサービスです。インターネットFAXを使うとまずペーパーレスが実現し効率化されます。通常のFAXなら、印刷しなくてもいい部分まで印刷されることがありましたが、インターネットFAXなら相手が送信してくる書類なり画像なりを電子データとしてメールで受け取ることができます。
メールやその他のWeb上でのやり取りは本来コストがかからないものですが、取引先ややり取りするファイルによってはまだまだ紙媒体が多用されています。しかし相手側のFAXをPDFやJPGなどの形式で受信＆管理できることで紙代とトナー代の節約につながるのです。
コストだけではない。インターネットFAXの魅力！
インターネットFAXがビジネスで使い勝手が良いのは、コスト面だけではありません。相手の送信データをメール形式で受け取れるということは、わざわざオフィスでFAXを待機していたり、確認するために外出先から戻ったりする必要はないということです。お昼を店で食べていても、電車の中でも、あるいは自宅でいる時でもどこでも場所を縛られずにFAXを確認できるということです。
ビジネスシーンでは迅速な対応が信頼を生みます。一刻を争うような書類は頻発しないかもしれませんが、取引先からの情報をいち早く確認して対応すれば業績向上につながります。インターネットFAXの他のメリットはデータ管理がとても楽だということです。紙媒体のものは量が膨大になってくると管理が容易ではありません。
机の上が紙だらけとか、ファイリングが雑で必要な書類がどこにあるか分からないということも通常のFAXではありえますが、電子形態であれば目の前のパソコンやタブレットで一括管理できます。バックアップできていれば紛失の心配もありませんし、破損してしまう事もありません。
さらに複数のメールアドレスで同じFAX情報を共有できますし、逆にこちらから一斉にFAXをまとめて送るメールのBCCのような機能もあります。インターネットFAXはこのように、コストや利便性などトータルで業務のビジネス効率化をサポートするツールなのです。
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