保存もできるインターネットFAX

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保存もできるインターネットFAX

データ管理の新しい定番！インターネットFAX！

保存もできるインターネットFAX

インターネットFAXがビジネスシーンで人気になっています。

これまでのFAXにはないサービスを導入した画期的なツールと話題になっていますが、コスト削減、データ管理の容易さ、ロケーションフリーでFAXが利用できることなど様々なメリットを持ち合わせています。

では具体的にどんな点がこれまでのFAXとは違うのでしょうか？データ管理・データ共有の容易さという視点で、幾つかのポイントをまとめてみました。

インターネットFAXと従来のFAXとの違い

従来のFAXは電話回線を使ってデータのやり取りをし、基本的に紙をメインにした書類を送受信します。一方インターネットFAXはその名の通り、インターネット回線を使用するFAXです。送るデータそのものは変わりありませんが、その形式が違います。

例えばパソコンやタブレットやスマホにあるワードやエクセル、PDFといったデータをいちいち紙におこすことなくメールでFAXできるのです。メール番号には相手先の電話番号を記入したアドレスを打ち込みますが、送信されると途中でFAXデータに変換され、相手側のFAX器で印刷されて出てくるようになります。

つまり送信側はいちいちFAXを用意しなくてもFAXが使えてしまうのです。コンビニFAXなどの便利なサービスもありますが、わざわざコンビニに行かなくても、どこででもネット環境があればFAX通信が可能ということです。また受信に関してはPDFなどのファイル形式で電子データとして送られてきます。ですから保存が楽です。

紙ですとついうっかり汚したり無くしたりしてしまいがちですし、かさばることからスペースも取ってしまいます。でも電子データなら極端な話、スマホ１台のスペースで大量に保存することもでき、それだけで事足りてしまうのです。

また登録できるメールアドレスも複数なので、これまでのように１枚のFAXを回覧することなく、同時に部署全体でデータを受け取れるなど、情報共有も可能です。

こうしてみると、「電子データでのやり取りが便利なら、いっそのこと全てをメールでやり取りすれば良いのでは？」と疑問に感じる人もいるかもしれませんが、現在の日本ではそれはまだ現実的ではありません。実際FAXの利用率はビジネスシーンではかなり高く、これからもFAXの需要は高いでしょう。電子媒体でのデータのやり取りに慣れていない取引先もいるかもしれませんし、手書きで書きこむような書類、例えば設計図などの送信には紙媒体は欠かせません。

ですからインターネットFAXを利用することで、FAXの需要も満たしつつ、データ管理がより簡単な電子データでのやり取りを実現でき、ビジネスの効率がアップするのです。