インターネットFAXとは？従来のFaxとの比較

現在多くの国や地域で利用者が増えているビジネスツールがあります。それはインターネットFAXです。インターネットFAXはビジネスユーズでもパーソナルユーズでも、誰でも気軽に使える新しいFaxの形です。Faxというと家庭ではだんだん利用されなくなってきました。総務省によるとFaxを持っている家庭は40％台であまり多くはありません。

 

とはいえビジネスシーンではどうかと言うと、日本全国で多くの会社が採用していて、その率は98%（朝日新聞の調査）にも達します。日本では官公庁をはじめとして、建築関係、保険関係、営業職などでニーズが高く、紙媒体での作業が主流である分野がまだまだあります。

 

 

Faxでは手書きによる書類のやり取りなども多いですし、その需要は依然として大きいですが、従来のFaxにはいろいろなデメリットが指摘されていました。例えば通常のFaxは「場所を選ぶ」ということです。担当者が外出している時は送られてくるデータを確認できません。

 

コンビニFaxサービスもあって日本全国でFaxの送受信ができるのも事実ですが、近くにコンビニが必ずしもあるわけではありません。しかも通信料金も1枚50円くらいと少々費用がかさんでしまうのが問題です。事務所にわざわざ戻ったり、逆にFaxが来るまでオフィスに待機しているわけにもいきませんから、この点従来のFaxは利便性が悪い状態にありました。

 

他のデメリットとしては、データ管理がそれほど簡単ではないという事です。絶対に紙媒体でないといけない場合は別として、取引先や各支社とやり取りする書類が、もしどこでも持ち運べる電子データになっているとしたら管理が簡単ですが、従来のFaxは紙をひたすら印刷しますから紛失や破損リスクがつきものです。

 

 

さらにFaxの導入費用やランニングコストも無視できません。安いFaxで済めばまだしも、高い複合機などは何十万から百万円かかるというものもあります。中小企業にとっては特に無駄な出費となります。しかもメンテナンスにさらにコストがかかりますし、紙代やトナー代、常駐させる電気代など積もり積もってくると大きな出費になります。

 

このように従来のFaxはそれだけで便利な面がたくさんありますが、コストやデータ管理と言う側面から考えると、改善の余地がたくさんあったのです。そんな中登場したのがインターネットFAXです。この次世代のFaxサービスは、従来のFaxで実現していなかった低コスト、データの高度な管理、クライアント対応速度の向上など多くの利点があるサービスです。

 

しかも導入する費用や月額のコスト、ランニングコストがとても低いということで人気は高まっています。eFaxというインターネットFAXサービス会社だけでも世界中で1,200万人もの利用者がいて、まさに現代のIT社会においては導入が急がれる技術です。

 

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXのメリットについて詳しく解説する前に、まずこのサービスの仕組みについて簡単に説明いたします。従来のFaxというのは電話回線を使うものでした。一方インターネットFAXはインターネット回線を利用します。そしてここが大きな違いですが、インターネットFAXは特定のFax機器を必要としません。

 

基本的にメールの方式でFaxデータを送受信することが出来ます。このサービスを契約すると、サービス提供会社からFax番号を割り当てられます。これまでのFaxだと書類を専用機器に読みこませて相手の番号をダイアルし、相手側のFax機器で印刷されるという方式でした。

 

インターネットFAXでは、こちらからデータを送信する時はいちいち紙媒体にデータをおこす必要がありません。パソコンやタブレットやスマホといった端末にあるデータを、メールとしてそのままFaxできてしまいます。メールといっても相手のメールアドレスにデータ送信するわけではありません。

 

メールアドレスには相手のFax番号を打ち込みますが、送信されるとインターネットFAXサービス会社がデータを変換して、相手のFax機器に再現できるようにしてくれます。ですから専用機器なしにこれまでと同じように相手にFaxを受け取らせることが出来ます。こちら側が受信する時も同じようなプロセスになります。

 

取引先相手やクライアントがFaxを送信してきた時、サービス会社はやはりそのデータを変換してくれます。そして登録したメールアドレスに添付してくれます。メールでの受け取りになるので送信されたデータは電子データとして管理できます。もちろん必要であればそのデータを印刷することもできます。

 

このようにインターネットFAXはネット回線を利用しているので、特定の電話回線や機器を用意せずにFaxを可能にしています。送る時も受ける時もペーパーレスで行える画期的なシステムです。

 

インターネットFAXなら低コストを実現！

それではインターネットFAXを使うことの具体的なメリットをいくつかあげてみたいと思います。まずコストの面から考えてみましょう。上記のようにインターネットFAXは専用機器を必要としませんし、電話回線もカットできます。小規模のベンチャー企業など大型の複合機を買う余裕がない会社であればこれだけで大助かりです。

 

NTT東日本の事務用3級局の基本利用料金では約2,600円のコストが毎月かかります。Fax機器をリースすれば5,000円くらいはかかるでしょうし、購入となると何十万円かかるということもあります。インターネットFAXではこの費用がゼロになります。また送受信にかかるコストも見逃せません。

 

従来のFaxが電話回線を使うために、遠距離の送信に関してはけっこうな費用がかかっていたのに対し（受信は無料）、送受信が特定の枚数まで無料だったり（eFaxの場合毎月計300枚まで無料）、送信費用がそもそも低かったりと通信費の大幅な節約が見込めます。例えばBizFaxというNTTコミュニケーションズのサービスでは、受信は無料で送信も3分で約8円です。

 

 

eFaxのように導入費用は無料としているところがありますし、月額料金も1,000円前後です。ですから本当にネット環境があれば本当に簡単気軽にこのサービスを利用できてしまうのです。業務でFax通信を多く使う会社であれば、このサービスで毎月の通信費を大幅に削ることが可能ですし、消耗品の購入に頭を悩ませることもありません。

 

インターネットFAXの他のメリット

インターネットFAXの利用価値はそのコストの低さだけにとどまらず、便性の高さも魅力です。例えばこのサービスならロケーションを気にすることなくFaxを送受信できます。現代のIT時代には少しでもスピーディーな対応が求められている分、少しでもロケーションフリーで作業ができることが大きなメリットになっています。

 

インターネットFAXでは送る時も受ける時もメールで事足りるので、ネットさえつながればどこでも取引先とのFax連絡が可能です。事務所に戻ったりコンビニに駆け込んだりしなくてもその場で書類を確認でき、相手に迅速に対応することができます。外出していたために対応が遅れて、取引相手の信頼をなくすというリスクも少なくなります。

 

他のメリットは、上記にもあるような従来のFaxのデータ管理の難しさを解消していることです。ペーパーレスを実現していることで、紙が仕事場でかさんでしまうことがありません。受信したFaxを濡らしたり汚したり紛失したりという心配もなくなります。電子データであればパソコン1台で全てのデータを管理できます。

 

これによって余計なスペースも取りませんし、他の社員との情報共有も楽になります。印刷された紙を回し読みするようなことはないのです。またインターネットFAXでは一斉送信が可能と言う大きな利点があります。従来のFaxでは複数の相手に同時配信するのに時間も手間もコストもかかりましたが、インターネットFAXでは何十何百という相手に一斉にデータ配信ができます。

 

 

これによって特定の担当者だけでなく部署全体あるいは複数の同僚との間でリアルタイムでデータを共有することが可能になります。他にも細かい点をあげればインターネットFAXのメリットはたくさんあります。いずれにしても、低コストでFaxデータの管理が容易、そして場所に縛られない連絡と対応ができることが、この次世代Faxシステムの大きな魅力です。

 

インターネットFAXにデメリットはあるか？

メリットをたくさん強調しましたが、インターネットFAXに全くデメリットがないかというとそうではありません。例えばネット回線を使うので、圏外だと利用が出来ないという点があります。とはいえ現在の日本で、圏外で通信できない場所でずっと仕事をすることは普通ないでしょう。

 

ネットが安定しない事はありますが、この点は大きな問題にはならないはずです。他には通信状態の確認が取れにくいという点があげられます。eFaxなど通知サービスが提供されている業者なら問題ありませんが、Faxが届いたのかどうか確認が取れず、大事な書類が相手に送信できていなかったという場合もありえるので注意が必要です。

 

さらに手書きの書類をFaxしにくいという点についてはネックに感じる人が少なくないでしょう。例えば建設関係の人が設計図に手直しを加えてFaxで送りたいという時に、従来のFaxであればそのまま送ればいいのですが、インターネットFAXなら一度その紙をスキャンする必要があります。

 

この手間を大きなデメリットとするかどうかは扱う書類の量や慣れの問題にもよると思いますが、気になる人には気になるでしょう。ただサービス業者によっては専用のアダプターを使って、通常のFax機器を通して手書き原稿をFaxすることが可能ですし（インターネットFAX機能で行える）、オフィスレンズのようなスキャナアプリを使えばスマホで手書き書類を簡単にデータ化できます。

 

また設計図や間取り図のような書類をやり取りする場合、紙媒体にはその良さがありますが、電子データとして受け取るゆえのメリットがあります。こうした書類は詳細な書き込みや情報が記載されているものですが、インターネットFAXを使った電子端末ではそのデータを拡大縮小することができるので、逆に見やすくなります。

 

また繰り返しになりますが、こうした書類を電子データに簡単に保存しておけますし、共有することも容易ですから、こうしたメリットを考慮した選択をすると良いでしょう。ちなみにインターネットFAXで、デジタル回線などでは送受信がうまくいかないという報告がなされていますが、Faxの規格設定を変えるなどして改善できるので、サービス業者のサポートを得ながら利用できます。

 

おすすめできるインターネットFAXサービス業者

ここまでインターネットFAXのメリット・デメリットについて簡単にまとめてみましたが、これまでに多くの会社がこの次世代Fax機能を利用して、コストの削減やFax誤送信の減少、データ一括管理、取引先への対応の加速といったビジネス効率化を実現できています。

 

そんな有用なビジネスツールはこれからも導入が見込まれていくはずですが、最後におすすめの業者をご紹介します。それは「eFax」という会社です。国内の利用は50,000万件を超え、世界では46カ国で約1,200万人のユーザーを持つインターネットFAX界の大手です。

 

パソコンはもちろん、タブレットやスマホでの利用も可能で、扱えるファイル形式もPDFを中心にJPG、TIF、ワード、エクセル、パワーポイントなど多種多様です。毎月送受信がそれぞれ150枚まで無料というサービスで、月額も1,250円ほどにおさえて利用できます。

 

初期費用もかかりません。現在30日間の間無料でこのサービスをトライアルで利用できるので、この画期的な技術がどれだけメリットがあるか実際にリスクなしで体験することが可能です。

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